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Rechnungsvorlage

Auf dieser Seite finden Sie Hinweise zum Rechnung schreiben und demnächst Links zum kostenlosen Download einer Rechnungsvorlage. Außerdem wird darauf eingegangen, welche Mindestangaben in Ihrer Rechnungsvorlage für Rechnungen enthalten sein sollten.

Neben einem repräsentativen Design eienr Rechnungsvorlage, ist auch eine ordnungsgemäß ausgestelte Rechnung nicht für die Reputation des Unternehmens wichtig. Bei der Auswahl einer Rechnungsvorlage sollte daher darauf geachtet werden, dass in der Rechnung alle Mindestangaben vorhanden sind. Das ist wichtig, damit der Rechnungsempfänger gegebenenfalls den Vorsteuerabzug erhält. Außerdem hat der Empfänger der Rechnung einen Anspruch auf eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung. Sie sollten also vor Verwendung der Rechnungsvorlage prüfen, ob alle notwendigen Rechnungsangaben enthalten sind. Auch müssen Sie die Rechnungsvorlage eventuell anpassen. So müssen Sie gegebenenfalls auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen oder etwa auf nicht steuerbare Leistungen oder auf eine innergemeinschaftliche Lieferung. Schauen Sie hierzu im unteren Teil dieses Artikels.

Welche Nachteile gibt es bei der Verwendung von Rechnungsvorlagen in einer Textverarbeitung? Falls Sie Ihre Rechnungen mit einem einfachen Textverarbeitungsprogramm oder einer Tabellenkalkulation basierend auf einer Rechnungsvorlage schreiben, gibt es ab einer bestimmten Größenordnung zu beachtende Nachteile. So müssen die Zahlungseingänge manuell überwacht werden und Mahnungen gegebenenfalls zeitaufwendig erstellt werden. Auch die Übernahme der Rechnungsdaten in die Buchhaltung gestaltet sich dann aufwendiger. Empfehlenswerter wäre daher ein Rechnungsprogramm, das Ihnen ebenfalls die Möglichkeit bietet, Rechnungsvorlagen individuell anzupassen. Mit einer Textverabeitung Rechnungen zu schreiben ist eher für kleinere Unternehmen empfehlenswert.

Welche Vorteile bietet ein Rechnungsprogramm bei dem Sie die Rechnungsvorlage individuell anpassen können? Wenn Sie effizient Rechnungen schreiben wollen, ist in erster Linie an ein Rechnungsprogramm zu denken. Mit einem Rechnungsprogramm können Zahlungseingänge einfacher überwacht werden und automatisch Mahnungen generiert werden. Auch eine Finanzbuchhaltung ist oftmals bereits integriert oder zumindest ein Export der Daten in eine Buchhaltung möglich. Auf dem Markt gibt es mittlerweile zahlreiche und zum Teil auch kostenlose Rechnungsprogramme. Bei vielen dieser Rechnungsprogramme ist es zudem möglich, verschiedene Rechnungsvorlagen zu nutzen und diese an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Außerdem ist es über einige Internetseiten möglich Rechnungen online zu erstellen.

Welche Mindestangaben sollte die Rechnungsvorlage für die Rechnungen vorsehen? Die Mindestangaben sind in § 14 (4) UStG nachzulesen, wobei Rechnungsvorlagen bzw. Muster für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen einfacher gestaltet sein können.

1. Zunächst sollte in einer Rechnungsvorlage im oberen Teil der vollständige Name sowie die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers erscheinen.

2. Weiterhin ist der leistende Unternehmer grundsätzlich verpflichtet, die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auszuweisen.

3. Eine Rechnungsvorlage muss für eine ordnungsgemäße Rechnung auch das Ausstellungsdatum und

4. eine fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) mit einer oder mehreren Zahlenreihen vorsehen, welche zur Identifizierung der Rechnung oder Gutschrift vom Rechnungsaussteller nur einmalig vergeben werden darf.

5. Bei gelieferten Gegenständen müssen Menge und Art, also die handelsübliche Bezeichnung, angegeben werden. Bei einer Leistung müssen Umfang und Art der sonstigen Leistung ersichtlich sein.

6. Außerdem muss in der Rechnungsvorlage der Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung berücksichtigt werden. In Fällen von Anzahlungen gelten weitere Bestimmungen.

7. In der Rechnung ist das Entgelt, also in der Regel der Nettobetrag ohne Umsatzsteuer auszuweisen. Weiterhin muss für die Ordnungsmäßigkeit einer Rechnung der Nettobetrag und der Steuerbetrag gesondert angegeben werden. Werden in einer Rechnung verschiedene Lieferungen bzw. sonstige Leistungen abgerechnet, welche unterschiedlichen Steuersätzen bzw. einer Steuerbefreiung unterliegen, so sind die entsprechenden Entgelte und auch die Steuerbeträge getrennt nach Steuersätzen aufzuschlüsseln.

Achten Sie bei der Rechnungsvorlage darauf, dass auf im Voraus vereinbarte Skonto- und Rabattvereinbarungen ebenfalls hingewiesen werden muss, sofern diese noch nicht im Entgelt berücksichtigt wurde.

8. Bei der Auswahl der Rechnungsvorlagen sollte bedacht werden, dass in der Rechnung der Steuerbetrag gesondert ausgewiesen werden muss. Außerdem ist die Angabe des Steuersatzes notwendig.

9. Bei einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung, welche im Zusammenhang mit Grundstücken erbracht wird muss in bestimmten Fällen ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht erfolgen. Zu Details fragen Sie am besten einen Steuerberater.

Zu weiteren Angaben auf der Rechnung in besonderen Fällen schauen Sie in §14a UStG. Hier geht es z.B. um Reiseleistungen, Differenzbesteuerung oder etwa innergemeinschaftliche Leiferungen.

Welche Sonderregelungen gelten bei Kleinstbetragsrechnungen und welche Auswirkungen hat das auf die Rechnungsvorlage? Bei Erstellung einer Rechnungsvorlage sollte gegebenenfalls bedacht werden, dass bei Rechnungen, deren Bruttogesamtbetrag inkl. der geschuldeten Umsatzsteuer nicht mehr als 150 EUR ausweist, Vereinfachungsregelungen gelten. So ist es ausreichend, wenn in diesem Fall anstelle des Steuerbetrags nur der Steuersatz ausgewiesen wird. Auch die Angabe des Rechnungsempfängers ist in einer Kleinbetragsrechnung nicht notwendig. Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers hingegen müssen angegeben werden, während die Steuernummer oder USt-IdNr. nicht erforderlich sind. Es schadet aber auch nicht wenn Sie eine Rechnungsvorlage auch in diesen Fällen benutzen, bei der alle sonst notwendigen Angaben auf der Rechnung erscheinen.

Was sollte bei einer Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer beachtet werden? Als Kleinunternehmer dürfen Sie nur auftreten, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Die gesetzlichen Regelungen finden Sie hierzu unter anderem in §19 UStG. Als Kleinunternehmer sollten Sie bei der Wahl der Rechnungsvorlage darauf achten, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Denn, wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet grundsätzlich den ausgewiesenen Betrag trotzdem. Lesen Sie hierzu in § 14c Abs. 2 Sätze 1 und 2 UStG.

Die gerade genannte Regelung betrifft besonders Kleinunternehmer, da bei Kleinunternehmern die Umsatzsteuer nach § 19 Abs. 1 UStG nicht erhoben wird. Bedenken Sie auch, dass Sie als Kleinunternehmer grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Es kann daher vorteilhafter sein, nicht als Kleinunternehmer aufzutreten. Sie können daher auch als Kleinunternehmer zur so genannten Regelbesteuerung optieren und dann Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Ob und wann Sie als Kleinunternehmer auftreten dürfen und, ob dieses in Ihrem Fall überhaupt vorteilhaft ist, kann Ihnen am besten ein Steuerberater beantworten.

In der Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer sollte ein entsprechender Hinweis vorgesehen sein, dass die Umsatzsteuer wegen der Kleinunternehmerregelung nach § 19 Abs. 1 UStG nicht erhoben wird. Weitere Hinweise zu den Regelungen für Kleinunternehmer und Tipps für die richtige Rechnungsvorlage finden Sie in Kürze auf dieser Seite. Ich bitte um Verständnis.

Als Selbständiger haben Sie grundsätzlich die Wahl, sich privat oder freiwillig zu versichern. Wenn Sie eine Rechnungsvorlage suchen, weil Sie sich selbständig machen wollen, sei an dieser Stelle abschließend auf die 2 interessanten Links Rechner-Krankenversicherung.de oder Freiwillige-Krankenversicherung.biz hingewiesen.

Ich hoffe ich konnte wertvolle Anregungen und Hinweise bei der Auswahl der richtigen Rechnungsvorlage geben.

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